COMO FAZER REUNIÕES CRIATIVAS

O mais importante

• Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;
• Estabeleça os objetivos;
• Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;
• Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa;
• Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;
• Mantenha o rumo da discussão;
• Designe um participante para secretariar a reunião;
• Sintetize as conclusões;
• Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

Administração do Tempo

A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.

Dicas Para se Economizar Tempo

"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona oportunidades iguais para todos"

• PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;

• ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;

• DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;

• TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações;

• COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;

• TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;

• CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.

Economizadores de Tempo

• Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
• Criação de listas de afazeres;
• Definição de metas;
• Manutenção de suas metas em vista;
• Definição de prioridades;
• Acompanhamento das prioridades;
• Organização das tarefas;
• Organização e acesso com rapidez de informações usadas com frequência.

Erros e Falhas na Administração do Tempo

• Excesso de tempo em conversações;
• Consolidação insuficiente de conclusões;
• Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim;
• O subordinado sempre pode me esperar;
• Nunca vou me tornar escravo do relógio;
• Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante;
• Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu;
• Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém;
• Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo.

Causas do Desperdício do Tempo

Falta de Planejamento;
Informações deficientes;
Falta de disciplina no cumprimento da agenda;
Falta de definição clara de objetivos na execução das tarefas;
Falta de delegação;
Falta de compromisso com os resultados;
Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;
Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
Fragmentação e superficialidade;
Excesso de reuniões e burocracia interna;
Indefinição de prioridades;
Incapacidade de dizer "não";
Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
Centralização de poder;
Execução de serviço particular, em horário comercial;
Resistências às mudanças.


Soluções Práticas Para Economizar Tempo


• Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
• Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
• Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
• Faça as coisas em ordem de prioridade;
• Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
• Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
• Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
• Elimine desperdiçadores de tempo;
• Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

Processos envolvendo reuniões

* Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente

Promover a conscientização dos custos reais de reuniões improdutivas e veículos de comunicação organizacional limitados.
Gargalos de produtividade em reuniões nas organizações.
Os sete pecados de reuniões improdutivas!

* Redefinindo o processo de reuniões

Promover discussão sobre os problemas encontrados no processo de reuniões e como solucioná-los.
Razões para as pessoas se reunirem.
Porque as reuniões são improdutivas?

* Três níveis de trabalho em grupo e três processos de produtividade

Identificar os níveis de trabalho em grupo e as tecnologias necessárias para suportar estes níveis.
Os níveis individual, coordenação e grupo.
Os processos de comunicação, pensamento e acesso a informação

* Forças que impulsionam a utilização de Tecnologia da Informação para aumentar a produtividade

Identificar na organização as forças que impulsionam as mudanças.
Porquê precisamos mudar? (O sucesso de hoje não garante o sucesso de amanhã!)

* As fases de um processo decisório

Identificar e explorar as fases do processo decisório.
Fase de Discussão
Fase de Projeto
Fase de Escolha
Fase de Acompanhamento

* A importância do "Brainstorming"

Promover novas idéias, explorando o fato de que boas idéias são uma fração do número de idéias geradas.

A importância de gerar idéias.

* Os papéis dos participantes

Explorar a funcionalidade e as responsabilidades dos participantes de uma reunião.
O papel do coordenador
O papel do relator
O papel do facilitador

* Ferramentas para aumentar a produtividade

Análise e exemplificação de algumas ferramentas de tecnologia ou não para auxiliar o processo de reuniões.
Estudos de Caso
Ferramentas de "Groupware"
Ferramentas Intranet
Procedimentos Gerais

* Resultados: fazendo as reuniões produtivas

Avaliação e discussão dos resultados aplicáveis na empresa.

Bibliografia

• ALEXANDER, Roy. GUIA PARA A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO, Rio de Janeiro: Campus, 1994. 147 p.

• COVEY, Stephen R. . COMO DEFINIR PRIORIDADES NUM MUNDO SEM TEMPO.
Rio de Janeiro: Campus, 1994. 453p

• Revista de Administração - Volume 19(2) - abril/junho/84 - Pág. 53 a 58.
COSTA, Arildo Francisco da. Administração do tempo. Goiânia: SEBRAE, S.d.